Política de Privacidad de eTax2

En pocas palabras

• Quién: eTax2 es una plataforma de Win Soft Corp., S.A. (Panamá). Sus datos de contacto están al inicio de esta página.
• Qué hacemos con tus datos: usamos los datos de tu cuenta para darte acceso a eTax2, protegerla y darte soporte. La información contable, fiscal y de personal que registras la guardamos y procesamos por cuenta de tu empresa, para que puedas llevar tu contabilidad, facturar y cumplir con tus obligaciones.
• Con quién la compartimos: solo con los proveedores tecnológicos que hacen posible el servicio (por ejemplo, los servidores donde se aloja eTax2, el proveedor autorizado de factura electrónica y el servicio de inteligencia artificial cuando tú usas una función de IA). No vendemos datos personales ni información contable.
• Dónde: los servidores de eTax2 están en Estados Unidos (Amazon Web Services).
• Tus derechos: puedes pedir acceso, corrección, eliminación, oposición o portabilidad de tus datos, sin costo, desde este formulario.

1. Quién es responsable de tus datos

eTax2 es operado por Win Soft Corp., S.A., sociedad panameña (en esta política, «Win Soft», «nosotros»). Los datos de contacto del responsable, el correo para asuntos de privacidad y, si se designa, el oficial de protección de datos aparecen en el recuadro del inicio de esta página y se mantienen actualizados.

Esta política se basa en la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales y su reglamento, el Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021.

2. Dos tipos de datos, dos papeles distintos

En eTax2 conviven dos clases de información, y nuestro papel no es el mismo en cada una:

a) Los datos de tu cuenta de usuario. Tu nombre, correo, contraseña y la información técnica de tu uso de eTax2 (ingresos, sesiones, registro de actividad). Aquí Win Soft es el responsable del tratamiento: decide para qué y cómo se usan, siempre dentro de lo que dice esta política.

b) Los datos que tú o tu empresa introducen en eTax2 como parte de su actividad: clientes, proveedores, empleados y sus familiares, contactos, facturas, compras, ventas, bancos, inventario, planilla, asientos, estados financieros, documentos y archivos. El responsable de esos datos es la empresa (o el profesional) que los registra. Es ella la que decide qué datos incluir y para qué. Win Soft actúa como custodio de la base de datos (art. 4 de la Ley 81): los guarda y procesa a nombre y por cuenta de esa empresa, solo para prestarle el servicio que contrató y conforme a sus instrucciones.

Por eso, si eres cliente, proveedor o empleado de una empresa que usa eTax2 y quieres ejercer tus derechos sobre esos datos, lo primero es dirigirte a esa empresa. Si nos escribes a nosotros, te orientaremos y, cuando corresponda, trasladaremos tu solicitud a la empresa responsable (ver la sección 14).

3. Qué información tenemos

De tu cuenta

• Nombre, correo electrónico, teléfono (si lo indicas) y contraseña. La contraseña se guarda cifrada con un algoritmo de una sola vía (hash): nadie, ni nosotros, puede leerla.
• Si entras con Google, solo recibimos tu nombre y correo. No guardamos tu identificador de Google, tu foto ni permisos sobre tu cuenta de Google.
• Las compañías a las que tienes acceso, tus roles y permisos, y tus preferencias (pantalla de inicio, favoritos del menú, última pantalla abierta).

Técnica y de seguridad

• Dirección IP, tipo de navegador, fecha y hora de ingresos, salidas e intentos fallidos.
• Registro de actividad (bitácora): qué registro se creó, modificó o eliminó, quién lo hizo, cuándo y desde dónde.
• Visitas a los enlaces públicos (estado de cuenta compartido, biblioteca, tabla de honorarios): IP y navegador.

Que tú o tu empresa registran (según los módulos que usen)

• Datos de la empresa: razón social, RUC y DV, dirección, teléfonos, correo, representante legal, logo y sello.
• Clientes, proveedores y contactos: nombre, cédula o RUC, dirección, teléfono, correo y cuentas bancarias.
• Documentos contables y fiscales: facturas, notas de crédito y débito, compras, ventas, cuentas por cobrar y por pagar, bancos, caja, inventario, activos fijos, asientos, estados financieros y documentos electrónicos (CUFE, XML, PDF).
• Planilla y recursos humanos: datos de identidad, seguro social, salario, cuenta bancaria, dependientes, contratos, vacaciones, licencias, evaluaciones y otros datos laborales de los empleados.
• Control de asistencia: marcaciones de entrada y salida, y la foto tomada al marcar.
• Otros módulos: propietarios y visitantes (propiedad horizontal), estudiantes y acudientes (educación), prospectos (CRM), reservas y pedidos (restaurante).
• Archivos que subes: fotos y PDF de facturas, estados de cuenta, soportes, documentos del expediente. Para facilitar la búsqueda, eTax2 extrae el texto de algunos archivos en su propio servidor, sin enviarlos a terceros.

Del uso de inteligencia artificial

• Cuánto se consumió (cantidad de texto procesado y costo estimado). Las conversaciones con los asistentes no se guardan en nuestros servidores. Sí se guardan los archivos que pides leer con IA y el resultado que luego confirmas.

4. Para qué la usamos

No usamos tu información para publicidad, no hacemos perfiles comerciales y no la usamos para fines distintos a los de esta lista sin avisarte antes.

5. Por qué podemos tratarla (base legal)

Según el artículo 6 de la Ley 81, tratamos datos cuando se cumple al menos una de estas condiciones:

• Ejecución de la relación contractual (art. 6.2): los datos de tu cuenta y los que tu empresa registra son necesarios para prestar el servicio contratado.
• Cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.3): por ejemplo, las obligaciones contables y fiscales que exigen emitir documentos electrónicos o conservar registros.
• Consentimiento (art. 6.1): cuando una función lo requiera de forma específica, te lo pediremos por separado y podrás retirarlo cuando quieras, sin efecto retroactivo.

En el caso de los datos que tu empresa registra, es la empresa quien debe contar con la base legal para tratarlos (por ejemplo, la relación laboral con sus empleados o la relación comercial con sus clientes).

6. Con quién puede compartirse

No vendemos, alquilamos ni cedemos tu información. Solo la conocen, en la medida necesaria, estos proveedores y destinatarios:

Para comprobar que una contraseña nueva no aparezca en filtraciones conocidas, eTax2 consulta el servicio Have I Been Pwned. Solo se envía un fragmento del resumen cifrado de la contraseña, que no permite conocerla ni saber de quién es.

7. Factura electrónica y The Factory HKA

eTax2 está homologado para emitir documentos electrónicos a través de The Factory HKA, proveedor autorizado de facturación electrónica (PAC). Cuando tu empresa emite una factura, nota de crédito o nota de débito, eTax2 envía al PAC los datos que exige el documento fiscal: los datos del receptor (nombre o razón social, RUC o cédula, dirección y correo, si se indicaron), la descripción de los productos o servicios, las cantidades, los precios, los impuestos y los totales. El PAC valida el documento ante la DGI y devuelve su código único (CUFE), el código QR y los archivos XML y PDF, que eTax2 guarda en la cuenta de tu empresa.

Esto solo ocurre si tu empresa configuró la factura electrónica con sus propias credenciales. Esas credenciales se guardan cifradas.

8. Inteligencia artificial

Algunas funciones de eTax2 usan el servicio de inteligencia artificial de Anthropic (modelos Claude). La IA solo interviene cuando tú usas una de estas funciones:

Cómo lo cuidamos:

• La IA solo ve los datos de la compañía activa y solo lo que tus permisos te dejan ver. No puede elegir otra compañía ni modificar información: sus consultas son de solo lectura.
• Las consultas devuelven una cantidad limitada de registros.
• Lo que la IA lee de un documento queda como borrador o sugerencia que un usuario revisa. eTax2 no toma decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre las personas.
• Las conversaciones no se guardan en nuestros servidores. Solo registramos el consumo.
• Cada empresa puede desactivar el Asistente IA del panel, y sus administradores deciden quién puede usarlo mediante los permisos.
• Según las condiciones comerciales de Anthropic vigentes a la fecha de esta política, la información enviada a su servicio no se usa para entrenar sus modelos sin autorización expresa del cliente.

El reconocimiento facial del reloj de asistencia no usa este servicio: la comparación se hace en la propia tableta de la empresa y el servidor no recibe la huella facial.

9. Transferencias internacionales

eTax2 se aloja en servidores de Amazon Web Services en Estados Unidos. Por eso toda la información de eTax2 se almacena y procesa fuera de Panamá. También pueden procesarse datos fuera del país en Cloudflare (red global), Anthropic (EE. UU.), Google y Bunny Fonts, en los términos descritos en las secciones anteriores.

Estas transferencias son necesarias para prestar el servicio contratado. La Ley 81 las admite en esos casos (art. 5, excepción 2, y art. 33, numerales 6 y 9). Elegimos proveedores que aplican estándares reconocidos de seguridad de la información.

10. Cuánto tiempo conservamos la información

La conservamos mientras sea necesaria para:

• prestar el servicio mientras la cuenta o la compañía estén activas;
• cumplir obligaciones contractuales;
• cumplir obligaciones contables, fiscales, laborales o legales, que exigen conservar libros, documentos y comprobantes durante los plazos que fijan las leyes aplicables;
• la seguridad de la plataforma y la bitácora de auditoría;
• los respaldos (ver la sección 11);
• atender o defender reclamaciones.

Los registros contables publicados no se borran: si un documento se anula, eTax2 crea un reverso y conserva el original, porque así lo exige una contabilidad íntegra.

Cuando una empresa deja de usar eTax2, puede pedir una copia de su información (respaldo) y su eliminación. Antes de eliminar una compañía, eTax2 genera un respaldo de seguridad.

11. Copias de respaldo

Hacemos copias de respaldo periódicas de la base de datos para poder recuperar la información ante una falla. Por eso, un dato eliminado de eTax2 puede permanecer en las copias de respaldo hasta que esas copias se reemplacen en su ciclo normal. No podemos garantizar su eliminación inmediata de los respaldos. Mientras tanto no se usa para ningún fin, salvo recuperar el servicio.

12. Cómo protegemos la información

Entre otras medidas técnicas y organizativas:

• Conexión cifrada (HTTPS) entre tu navegador y eTax2.
• Contraseñas guardadas con hash, verificación del correo al registrarse, bloqueo temporal tras varios intentos fallidos, revisión de contraseñas filtradas, cierre de sesión por inactividad y límite de sesiones simultáneas.
• Aislamiento por compañía: cada usuario solo ve las compañías a las que tiene acceso y, en cada una, solo lo que sus roles y permisos le permiten.
• Bitácora de auditoría de ingresos y de cambios en la información.
• Credenciales de factura electrónica guardadas cifradas.
• Protección de red de Cloudflare frente al tráfico malicioso.
• Copias de respaldo diarias de la base de datos.
• Obligación de confidencialidad de nuestro personal.

Ningún sistema es infalible. Por eso revisamos y mejoramos estas medidas de forma continua.

13. Cookies y almacenamiento en tu navegador

eTax2 no usa cookies de analítica ni de publicidad. Solo usa:

También guardamos en tu navegador algunas preferencias de pantalla (por ejemplo, los menús abiertos) y, en ciertos equipos, información para trabajar sin conexión (punto de venta y reloj de asistencia).

14. Si eres cliente, proveedor o empleado de una empresa que usa eTax2

Tu información está en eTax2 porque una empresa la registró como parte de su contabilidad, su facturación o su planilla. Esa empresa es la responsable de tus datos y es a quien debes dirigirte para ejercer tus derechos. Si nos contactas, te indicaremos cómo hacerlo o trasladaremos tu solicitud a la empresa, según corresponda. Algunos datos, como los que figuran en documentos fiscales o registros contables, deben conservarse por obligación legal y no pueden eliminarse a pedido (art. 23 de la Ley 81).

15. Datos sensibles, biometría y menores de edad

• Algunas empresas registran en eTax2 datos sensibles de sus empleados, como información de salud (por ejemplo, licencias médicas) o la foto de cada marcación de asistencia. Si una empresa activa el reconocimiento facial del reloj, la huella facial se calcula y se guarda solo en la tableta de la empresa, no en nuestros servidores. La empresa, como responsable, debe contar con el consentimiento o la base legal que exige la ley para esos datos.
• eTax2 no está dirigido a menores de edad y no deben crear una cuenta. Algunas empresas pueden registrar datos de menores cuando su actividad lo requiere: por ejemplo, dependientes de un trabajador o estudiantes de una institución educativa. En esos casos, la empresa es responsable de contar con la autorización de sus padres, acudientes o tutores.

16. Tus derechos y cómo ejercerlos

La Ley 81 (art. 15) te reconoce los derechos de:

• Acceso: saber qué datos tuyos tenemos, de dónde vienen y para qué los usamos.
• Rectificación: corregir datos incorrectos, incompletos o desactualizados.
• Cancelación: pedir que se eliminen tus datos cuando proceda.
• Oposición: oponerte, por motivos legítimos, a un tratamiento determinado, o retirar tu consentimiento.
• Portabilidad: recibir una copia de tus datos en un formato estructurado y de uso común.

Cómo hacerlo: llena el formulario de solicitudes de privacidad. También puedes escribir al correo de privacidad que aparece al inicio de esta página, si está indicado. Te pediremos lo necesario para confirmar tu identidad y ubicar tus datos.

• Es gratuito (art. 16 Ley 81).
• Respondemos las solicitudes de información en un plazo no mayor de diez (10) días hábiles (art. 16 Ley 81). Las correcciones de datos erróneos se hacen dentro de cinco (5) días hábiles (art. 17 Ley 81).
• Algunos datos no pueden eliminarse porque una ley obliga a conservarlos, o porque son necesarios en un proceso administrativo o judicial (art. 23 Ley 81). Si es así, te lo explicaremos.
• Si no respondemos en esos plazos, puedes acudir a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI) (art. 18 Ley 81).

17. Qué NO hacemos con tu información

eTax2 no vende los datos personales ni la información contable de sus usuarios. Tampoco los usamos para publicidad ni para perfiles comerciales. La información de ventas, compras, clientes, proveedores, bancos, cuentas, inventarios, asientos, estados financieros y documentos fiscales se procesa solo para darte las funciones que tú usas. Los proveedores tecnológicos de la sección 6 la procesan únicamente para permitir esas funciones, y la información solo se entrega a autoridades cuando una ley o una orden judicial lo exige.

18. Incidentes de seguridad

Si ocurre una violación de seguridad que ponga en riesgo tus datos personales, la notificaremos a la autoridad y a las personas afectadas conforme al reglamento de la Ley 81 (art. 37 del Decreto Ejecutivo 285). La notificación indicará qué pasó, qué datos se vieron comprometidos, qué medidas tomamos y qué puedes hacer para protegerte.

19. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambie el funcionamiento de eTax2 o la normativa. Cada versión lleva número y fecha de vigencia, y las versiones anteriores se pueden consultar en el historial al pie de esta página. Si el cambio es importante, te lo avisaremos dentro de eTax2 o por correo.