Términos y Condiciones de Uso de eTax2

Lea este documento con atención. Al crear una cuenta o al marcar la casilla de aceptación, usted celebra un acuerdo con el proveedor de eTax2. Las cláusulas que limitan responsabilidades o que permiten al proveedor tomar decisiones sobre su cuenta aparecen resaltadas en negrita, para que las identifique con facilidad.

1. Identificación del proveedor

La plataforma eTax2 (en adelante, «eTax2» o «la plataforma») es provista por:

• Razón social: Win Soft Corp., S.A.
• Registro Único de Contribuyente (RUC): 62758-19-353075 DV 97
• Domicilio: Plaza Aventura, Oficina #244, República de Panamá
• Teléfono: +507 399-1470
• WhatsApp de soporte: +507 6876-2898
• Correo electrónico de contacto: [email protected]
• Sitio web: etax2.com

En este documento, el titular de la plataforma se identifica como «el Proveedor».

2. Objeto de estos Términos

Estos Términos y Condiciones regulan el acceso y el uso de eTax2, una plataforma tecnológica en línea para el registro, procesamiento, cálculo, almacenamiento y presentación de información contable, administrativa, fiscal y de gestión, dirigida a Contadores Públicos Autorizados, a las empresas cuya información se procesa en la plataforma y a las personas que ellos autorizan.

eTax2 es una herramienta. No presta servicios de contabilidad, auditoría, asesoría fiscal, legal ni laboral, y no sustituye el criterio profesional del contador ni las decisiones de la empresa.

3. Definiciones

• Contador: profesional, normalmente un Contador Público Autorizado, que usa eTax2 para llevar la información de una o varias empresas.
• Empresa o compañía: persona natural o jurídica cuya información financiera, contable, fiscal o administrativa se registra en eTax2. Dentro del sistema cada empresa es una «compañía», con sus datos separados de las demás.
• Administrador de la compañía: usuario con el rol que le permite dar acceso a otros usuarios y asignarles permisos dentro de esa compañía.
• Usuario: toda persona que accede a eTax2 con una cuenta propia. Incluye al contador, al personal de la empresa y a cualquier otra persona autorizada.
• Usuario autorizado: persona a quien el contador o la empresa dio acceso a una o varias compañías.
• Cliente final: dueño o representante de una empresa que consulta su información por el portal de clientes de eTax2, cuando el contador lo invita.
• Contenido del usuario: toda la información, documentos, archivos, imágenes y datos que los usuarios registran o cargan en eTax2.
• PAC: Proveedor de Autorización Calificado de la Dirección General de Ingresos, que autoriza los documentos de facturación electrónica.
• Folio: unidad que el PAC descuenta por cada documento electrónico que autoriza.
• DGI: Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas.

4. Aceptación y constancia electrónica

4.1. Para usar eTax2 es necesario aceptar estos Términos. La aceptación se hace por medios electrónicos, marcando la casilla correspondiente al crear la cuenta o en la pantalla que la plataforma muestra al ingresar. La casilla nunca aparece marcada de antemano.

4.2. eTax2 guarda constancia de cada aceptación: el usuario, la versión aceptada, la fecha y la hora (hora de la República de Panamá), la dirección IP y el navegador utilizado. El acuerdo se entiende celebrado en el momento en que esa constancia queda registrada, y el usuario puede consultar en todo momento la versión que aceptó.

4.3. Quien acepta estos Términos en nombre de una empresa declara que tiene facultades para obligarla.

4.4. Si usted no está de acuerdo con estos Términos, no debe usar eTax2. Puede cerrar sesión sin aceptar; su información se conserva conforme a la sección 27.

5. Requisitos para usar eTax2

Para usar eTax2 se requiere:

• Ser mayor de edad y tener capacidad legal para contratar.
• Contar con una dirección de correo electrónico válida y bajo su control.
• Disponer de conexión a Internet y de un navegador web actualizado.
• Proporcionar información verdadera al registrarse y mantenerla actualizada.

6. Registro, cuentas y credenciales

6.1. Formas de registro. La cuenta se crea con correo electrónico y contraseña, o con una cuenta de Google. Con correo y contraseña, la plataforma envía un enlace para confirmar que el correo pertenece a quien se registra. Con Google, se recibe únicamente el nombre y el correo electrónico que Google confirma.

6.2. Cuenta nueva. Una cuenta recién creada tiene acceso de consulta a una compañía de demostración. Para registrar información propia, el usuario crea su compañía o recibe acceso a una existente de parte de su administrador.

6.3. Credenciales. Cada usuario es responsable de:

• Mantener su contraseña en secreto y no compartirla con nadie.
• Usar una contraseña segura, que no use en otros servicios.
• Usar su propia cuenta: cada persona debe tener la suya. Las cuentas son personales.
• Cerrar la sesión en equipos compartidos.
• Avisar de inmediato al Proveedor, por los canales de la sección 36, si sospecha que alguien conoce su contraseña o usó su cuenta.

6.4. Todo lo que se haga con una cuenta se presume hecho por su titular, salvo que haya avisado antes de un acceso indebido o que se demuestre lo contrario.

6.5. Por seguridad, la sesión se cierra automáticamente después de 10 minutos sin actividad; para continuar hay que volver a iniciar sesión, y lo que no se haya guardado antes del cierre puede perderse. Además, cada cuenta mantiene una sola sesión abierta a la vez (o el número que el Proveedor habilite para casos como el registro de compras desde el teléfono).

7. Compañías, contadores y usuarios autorizados

7.1. Quien crea una compañía en eTax2 queda como su administrador y puede dar acceso a otros usuarios.

7.2. La relación entre el contador y la empresa (honorarios, alcance del encargo, entrega de documentos, confidencialidad profesional) es un asunto entre ellos. El Proveedor no es parte de esa relación ni responde por ella.

7.3. Cuando el contador administra la información de una empresa, declara que cuenta con la autorización de esa empresa para registrar, procesar y almacenar su información en eTax2.

7.4. El contador puede invitar a los dueños o representantes de la empresa al portal de clientes, para que consulten su información. Esas personas quedan sujetas a estos Términos en lo que les aplique.

8. Roles y permisos

8.1. eTax2 permite asignar a cada usuario, compañía por compañía, un rol con permisos por pantalla y por acción (consultar, crear, modificar, anular, etc.). Un mismo usuario puede tener permisos distintos en cada compañía.

8.2. El administrador de cada compañía es responsable de configurar correctamente sus usuarios, y de revisar con regularidad:

• Qué personas tienen acceso a la compañía.
• Qué información pueden consultar.
• Qué información pueden crear, modificar o anular.
• Qué módulos pueden usar.
• Retirar el acceso a quien ya no deba tenerlo (por ejemplo, un colaborador que dejó la empresa).

8.3. El Proveedor pone a disposición las herramientas de control de acceso, pero no decide quién debe tener acceso a la información de cada empresa.

8.4. El personal técnico del Proveedor tiene acceso de plataforma para dar soporte, mantener el servicio, corregir fallas, atender incidentes de seguridad y cumplir requerimientos de autoridad competente. Solo usa ese acceso para esos fines y queda sujeto a deber de confidencialidad.

9. Alcance del servicio

9.1. A la fecha de esta versión, eTax2 incluye, entre otras, las siguientes funciones. No todas están disponibles para todas las compañías o usuarios; dependen de la configuración y de los permisos asignados.

• Contabilidad: catálogo de cuentas, asientos, mayor general, cierres, balances y estados financieros.
• Ventas: clientes, cotizaciones, facturas, notas de crédito y débito, facturación recurrente y facturación electrónica mediante un PAC.
• Compras y cuentas por pagar: proveedores, facturas de compra (incluida la lectura de la factura desde su foto o PDF), pagos y saldos.
• Cuentas por cobrar: cobros, estados de cuenta y enlaces de consulta para el cliente.
• Bancos y conciliación bancaria, incluida la importación de estados de cuenta.
• Caja menuda, activos fijos y depreciación, inventario, presupuestos y dimensiones (centros de costo y similares).
• Informes fiscales y de apoyo para la DGI y la Caja de Seguro Social (ver sección 14).
• Recursos humanos, planilla y control de asistencia, incluido un reloj de marcación en tableta.
• Punto de venta (POS) y restaurante, con impresión en impresoras compatibles y menú por código QR.
• Propiedad horizontal, proyectos, servicios, taller, administración educativa, CRM, gestión documental y calendario de cumplimiento.
• Asistente de Inteligencia Artificial y lectura automatizada de documentos (ver sección 18).
• Respaldo de datos por compañía, que el administrador genera y descarga cuando lo necesite.
• Portal de clientes para los dueños de las empresas.
• Manual en línea y biblioteca de referencia.

9.2. El Proveedor puede incorporar nuevas funciones. Su existencia futura no forma parte de lo que el usuario contrata hoy, salvo que se comunique lo contrario.

9.3. eTax2 no ofrece, a la fecha de esta versión, una interfaz de programación (API) pública para terceros.

10. Servicios sin costo y servicios con costo

10.1. Para el Contador Público Autorizado, la contabilidad pura no tiene costo: catálogo de cuentas, asientos de diario, libro mayor, conciliaciones, inventario, cierres de período y de ejercicio, estados financieros e informes contables de las compañías que atiende. Las transacciones que el contador registra en esa parte no generan cargos.

10.1.1. Quedan fuera de esa gratuidad y sí tienen costo: la facturación electrónica, en la que el Proveedor vende los folios conforme a la sección 12.2, y los módulos especializados (por ejemplo, punto de venta, restaurante, planilla, propiedad horizontal, cooperativas y otros), según los precios que el Proveedor informe.

10.2. Que una función no tenga costo no significa que todos los servicios relacionados con eTax2 sean gratuitos. Pueden tener costo, entre otros:

• Los servicios del PAC (licencias, planes y folios de facturación electrónica) que la empresa contrate directamente con el PAC. Los folios que vende el Proveedor se rigen por la sección 12.2.
• Certificados de firma electrónica u otros servicios de terceros que la ley o el PAC exijan.
• Implementaciones, migraciones de datos, capacitaciones y servicios especiales.
• Módulos o verticales específicos (por ejemplo, punto de venta, planilla u otros).
• Integraciones y consumos de servicios externos.
• Funciones adicionales que el Proveedor desarrolle en el futuro.

10.3. eTax2 registra métricas de uso de cada compañía (por ejemplo, documentos contabilizados, documentos electrónicos, usuarios activos, empleados procesados y uso de Inteligencia Artificial). Esas métricas pueden servir de base para cargos de servicios con costo, excepto las transacciones de contabilidad pura registradas por el Contador Público Autorizado conforme a la sección 10.1.

10.4. Ningún servicio con costo se cobrará sin que antes se informe su precio, lo que incluye, los impuestos aplicables y la forma de pago, y sin que el usuario o la empresa lo acepte. Los precios vigentes se informan en la plataforma o en la propuesta comercial correspondiente.

10.5. Los servicios gratuitos pueden coexistir con servicios con costo. El Proveedor puede cambiar qué funciones son gratuitas con aviso previo conforme a la sección 35; lo ya registrado no se pierde por ese cambio.

10.6. Las funciones de Inteligencia Artificial pueden tener límites de uso por compañía o por usuario. Al alcanzarse, la función se detiene hasta el período siguiente.

11. Facturación electrónica

11.1. Papel de eTax2. eTax2 funciona como plataforma de gestión e integración: prepara el documento electrónico con los datos que registra el usuario y lo envía al PAC. La autorización fiscal del documento la otorga el PAC ante la DGI, no eTax2. A la fecha de esta versión, eTax2 está integrado con el PAC The Factory HKA.

11.2. Ambientes. Toda compañía nueva queda configurada en un ambiente de pruebas del PAC. Los documentos emitidos en el ambiente de pruebas no tienen validez fiscal. Para emitir documentos válidos, la empresa debe contratar el servicio directamente con el PAC y registrar en eTax2 sus propias credenciales de producción. eTax2 guarda esas credenciales cifradas.

11.3. Responsabilidades de la empresa. La empresa es responsable de:

• Contratar el servicio con el PAC y mantenerlo vigente (licencia, folios —que también puede comprar al Proveedor—, credenciales y los certificados o firmas que el PAC o la ley exijan).
• Configurar correctamente su sucursal, punto de facturación y datos fiscales.
• La veracidad de los datos de cada documento: cliente, RUC, descripción, precios, impuestos, descuentos y totales.
• Revisar cada documento antes de emitirlo, y anularlo o corregirlo mediante nota de crédito o débito cuando corresponda, dentro de los plazos legales.
• Entregar el documento a su cliente y conservarlo por el plazo que exige la ley.

11.4. Dependencia del PAC. La emisión, anulación y consulta de documentos electrónicos depende de que el PAC y los servicios de la DGI estén disponibles. Si el PAC no responde o rechaza el documento, eTax2 lo informa y lo deja pendiente o rechazado, pero no puede autorizarlo por su cuenta. Antes de marcar como rechazado un documento, eTax2 consulta al PAC si en realidad llegó, para evitar emitirlo dos veces. eTax2 no ofrece, a la fecha de esta versión, emisión en modo de contingencia.

11.5. Una factura anulada en eTax2 que ya fue autorizada se anula también ante el PAC, dentro de lo que permitan las reglas del PAC y de la DGI.

12. Consumo de folios

12.1. Qué es un folio. Es la unidad que el PAC descuenta por cada documento electrónico que autoriza (factura, nota de crédito, nota de débito u otro documento electrónico).

12.2. Quién los suministra. Los folios los emite el PAC. La empresa puede comprarlos al Proveedor, según los paquetes y precios que este tenga vigentes, o directamente al PAC, según el plan que contrate con él. En ambos casos el consumo lo determina el PAC (sección 12.3).

12.3. Cuándo se consumen. El consumo lo determina el PAC según sus propias reglas. Como regla general, se consume un folio por cada documento que el PAC recibe para autorizar.

12.4. Control del consumo. eTax2 consulta al PAC los folios disponibles y el vencimiento de la licencia, y avisa cuando quedan pocos folios o cuando la licencia está próxima a vencer. La cifra oficial es la que informa el PAC.

12.5. Folios agotados. Cuando se agotan los folios o vence la licencia, el PAC no autoriza nuevos documentos y la empresa no podrá emitir facturas electrónicas hasta adquirir más folios, al Proveedor o al PAC, o renovar su licencia con el PAC.

13. Información contable y financiera

13.1. eTax2 registra, calcula y presenta la información contable a partir de lo que los usuarios capturan, importan o autorizan. Los asientos, saldos, conciliaciones, estados financieros e informes son el resultado de esa información y de la configuración de cada compañía (catálogo de cuentas, cuentas por defecto, impuestos, períodos).

13.2. Un documento publicado no se modifica ni se elimina: para corregirlo se anula, y la anulación genera un reverso en la fecha que el usuario indica, de modo que queda rastro de toda la historia.

13.3. Los estados financieros, informes y cálculos de eTax2 deben ser revisados por el contador responsable antes de firmarse, presentarse o usarse para tomar decisiones.

14. Información y procesos relacionados con la Dirección General de Ingresos

14.1. eTax2 incluye herramientas que facilitan el cumplimiento de obligaciones ante la DGI y la Caja de Seguro Social, entre ellas:

• Preparación del Informe de Compras (Formulario 43) en el formato de archivo de la DGI.
• Informe de ITBMS (réplica del Formulario 430), en el que el contador completa las casillas que dependen de datos externos.
• Anexo de retenciones de ITBMS.
• Lectura y presentación de la Planilla 03 descargada del SIPE, e informes de planilla para la Caja de Seguro Social.
• Consulta pública de facturas de compra por su código CUFE.
• Facturación electrónica mediante el PAC (sección 11).

14.2. eTax2 prepara, transforma o genera información con los datos que suministra el usuario. Salvo la facturación electrónica, que pasa por el PAC, eTax2 no presenta declaraciones, informes ni archivos ante la DGI ni ante la Caja de Seguro Social. La presentación la hace el usuario, por los medios que cada institución dispone.

14.3. Antes de presentar cualquier información, el usuario responsable debe:

• Revisarla y confirmar que es exacta y completa.
• Confirmar que corresponde al contribuyente y al período correctos.
• Confirmar que cumple las disposiciones vigentes a la fecha de presentación.
• Presentarla dentro de los plazos correspondientes.
• Verificar que la institución la recibió correctamente y conservar la constancia.

14.4. eTax2 no sustituye el criterio profesional del contador ni garantiza que un informe o declaración sea aceptado por la autoridad.

15. Responsabilidades del contador

El contador que usa eTax2 es responsable de:

• Ejercer su profesión conforme a las normas legales, contables y éticas que le aplican.
• Revisar y validar la información contable, financiera y fiscal que procesa, y los resultados que eTax2 produce, antes de firmarlos, presentarlos o entregarlos a su cliente.
• Contar con la autorización de cada empresa para procesar su información en eTax2.
• Configurar correctamente cada compañía (catálogo de cuentas, impuestos, períodos, cuentas por defecto).
• Gestionar los usuarios y permisos de las compañías que administra.
• Guardar la confidencialidad profesional sobre la información de sus clientes.

16. Responsabilidades de la empresa

La empresa cuya información se procesa en eTax2 es responsable de:

• La veracidad, integridad y legalidad de la información y de los documentos que entrega al contador o que registra directamente.
• Las transacciones que realiza y los documentos que emite, incluidas las facturas electrónicas.
• Mantener vigentes los servicios de terceros que usa (PAC, certificados, bancos).
• Obtener, cuando la ley lo exija, el consentimiento de las personas cuyos datos registra (clientes, proveedores, empleados), en particular para datos sensibles como las fotografías y los datos biométricos del control de asistencia (sección 19).
• Garantizar que cuenta con la base jurídica, autorización o consentimiento que corresponda para recopilar, registrar y tratar en eTax2 los datos personales que incorpore, y responder frente a sus titulares y a las autoridades si los incorpora sin ella.
• Las declaraciones y registros que presenta ante la DGI, la Caja de Seguro Social u otras instituciones.
• Designar a su administrador y revisar quién tiene acceso a su información.

17. Responsabilidades de todo usuario

Todo usuario es responsable de:

• La exactitud de la información que registra y de los documentos que carga.
• Las transacciones que crea, modifica, publica o anula con su cuenta.
• Revisar los resultados antes de usarlos oficialmente.
• Cumplir estos Términos y la ley.
• Usar solo los accesos y permisos que le fueron asignados.

18. Uso de Inteligencia Artificial

18.1. Algunas funciones de eTax2 usan Inteligencia Artificial (IA) para:

• Interpretar documentos y extraer su información (facturas de compra desde foto o PDF, estados de cuenta bancarios, tablas y asientos).
• Clasificar información y sugerir cuentas o registros.
• Responder consultas sobre el uso de la plataforma y sobre la información de la compañía, dentro de los permisos del usuario.
• Automatizar tareas repetitivas.

18.2. Los resultados generados por IA pueden contener errores, omisiones o interpretaciones equivocadas. Son una sugerencia: el usuario debe revisarlos y confirmarlos antes de usarlos en registros contables, financieros o fiscales, o en cualquier proceso oficial. Cuando una función de IA prepara un registro, el usuario es quien lo revisa y lo confirma o publica.

18.3. Para prestar estas funciones, el contenido que el usuario envía a la función (por ejemplo, la imagen de una factura o su pregunta) se transmite a un proveedor externo de IA. A la fecha de esta versión ese proveedor es Anthropic (modelos Claude). El Proveedor contrata ese servicio solo para prestar la función; el tratamiento que hace ese tercero se rige por sus condiciones comerciales para empresas y por la Política de Privacidad de eTax2. Si prefiere no enviar un documento a la IA, puede registrarlo manualmente.

18.4. La empresa puede pedir que las funciones de IA se desactiven para su compañía.

19. Control de asistencia y datos de empleados

19.1. El módulo de control de asistencia permite registrar marcaciones con un código personal y, si la empresa lo activa, con una comparación del rostro del empleado contra su foto de referencia, que se hace en la propia tableta. Cada marcación puede guardar una fotografía.

19.2. La empresa es la responsable de ese tratamiento: debe informar a sus empleados y obtener su consentimiento cuando la ley lo exija, definir por cuánto tiempo conserva las fotografías y atender las solicitudes de los empleados sobre sus datos.

19.3. La activación del reconocimiento facial es decisión y responsabilidad exclusiva de la empresa. Antes de activarlo, la empresa debe determinar la base jurídica aplicable e informar a sus trabajadores conforme a la legislación vigente. El Proveedor solo suministra la herramienta; no decide si se usa ni con qué fines.

20. Servicios e integraciones de terceros

20.1. Algunas funciones de eTax2 dependen de servicios de terceros. A la fecha de esta versión, los principales son:

20.2. También hay enlaces a WhatsApp para contactar al soporte y un chat de soporte dentro de la plataforma.

20.3. El funcionamiento de esos servicios no depende exclusivamente del Proveedor. Una falla, cambio o suspensión de un tercero puede afectar la función que depende de él. El Proveedor procurará informar a los usuarios y restablecer el servicio en cuanto sea posible, y seleccionará proveedores con medidas razonables de seguridad.

20.4. El uso de servicios de terceros contratados directamente por la empresa (por ejemplo, el PAC o una cuenta de Google) también se rige por los términos de ese tercero.

21. Disponibilidad de la plataforma y mantenimiento

21.1. El Proveedor procura mantener eTax2 disponible de forma continua, pero no garantiza que el servicio funcione sin interrupciones ni errores. Pueden producirse interrupciones por:

• Mantenimiento, actualizaciones y mejoras.
• Fallas de infraestructura, de Internet o de proveedores externos.
• Ciberataques y medidas para contenerlos.
• Eventos de fuerza mayor o caso fortuito.
• Otras situaciones fuera del control razonable del Proveedor.

21.2. Cuando sea posible, el mantenimiento planificado se hará en horarios de menor uso y se avisará con anticipación.

21.3. A la fecha de esta versión no existe un acuerdo de nivel de servicio (SLA) con porcentajes de disponibilidad garantizados. Si el Proveedor ofrece uno, se regirá por el documento en que se pacte.

22. Seguridad de la información

22.1. El Proveedor aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información, entre ellas:

• Conexiones cifradas (HTTPS) y protección del tráfico mediante Cloudflare.
• Separación de la información de cada compañía, con controles para que un usuario solo vea las compañías y las pantallas a las que tiene acceso.
• Roles y permisos por compañía, por pantalla y por acción.
• Confirmación del correo electrónico en el registro, e inicio de sesión con Google como alternativa.
• Límites de intentos de inicio de sesión y de recuperación de contraseña.
• Contraseñas con longitud mínima y rechazo de contraseñas que aparecen en filtraciones conocidas.
• Cierre de sesión tras 10 minutos de inactividad y una sesión activa por usuario.
• Bitácora de auditoría de las altas, cambios, anulaciones, inicios de sesión y descargas, con fecha, usuario, dirección IP y navegador.
• Cifrado de las credenciales de facturación electrónica.
• Verificaciones automáticas diarias de la integridad contable.
• Copias de seguridad (sección 23).

22.2. Ningún sistema es completamente invulnerable. El usuario también debe proteger sus credenciales y equipos (sección 6).

22.3. Si el Proveedor detecta una violación de seguridad que afecte datos personales, lo notificará a la autoridad competente y a los afectados en los términos que exige la ley.

22.4. Quien descubra una posible vulnerabilidad debe reportarla por los canales de la sección 36, sin explotarla ni divulgarla antes de que se corrija.

23. Copias de seguridad

23.1. El Proveedor realiza copias de seguridad automáticas diarias de la base de datos de producción, que se guardan en almacenamiento en la nube y en una ubicación adicional independiente, y comprueba periódicamente que puedan restaurarse.

23.2. Además, el administrador de cada compañía puede generar en cualquier momento un respaldo de los datos y documentos adjuntos de su compañía y descargarlo. Ese respaldo está en un formato técnico que permite restaurar la compañía en eTax2; para conservar la información en un formato legible fuera de eTax2, el usuario puede exportar sus informes a Excel.

23.3. Las copias de seguridad del Proveedor sirven para recuperar el servicio ante una falla general; no son un servicio para recuperar a pedido un dato que un usuario borró o modificó.

23.4. Cada usuario es responsable del respaldo individual de sus datos. La empresa, y el contador respecto de las compañías que atiende, deben generar, descargar y guardar fuera de eTax2 sus propios respaldos e informes, con la frecuencia que su operación requiera y en especial antes de un cierre, una importación, una eliminación de información o la cancelación de la cuenta.

23.5. El Proveedor no responde por la pérdida de información que el usuario hubiera podido recuperar con su propio respaldo, sin perjuicio de lo dispuesto en la sección 32.4.

24. Datos personales y Política de Privacidad

24.1. El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad de eTax2, que forma parte de estos Términos y se publica por separado. Allí se explica qué datos se tratan, con qué fin, con quién se comparten, cuánto tiempo se conservan y cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad.

24.2. Respecto de la información que las empresas registran en eTax2 (sus clientes, proveedores, empleados y demás terceros), la empresa es la responsable del tratamiento y el Proveedor actúa como encargado o custodio por cuenta de ella. En esa condición, el Proveedor:

• Trata esa información solo para prestar el servicio y según las instrucciones de la empresa expresadas mediante el uso de la plataforma.
• Aplica las medidas de seguridad descritas en la sección 22.
• Guarda confidencialidad y exige lo mismo a su personal.
• No la cede ni la vende a terceros. Solo la comunica a los proveedores de la sección 20, en la medida necesaria para prestar el servicio, o a una autoridad competente que la requiera conforme a la ley.
• Avisa a la empresa si ocurre una violación de seguridad que la afecte.
• Al terminar la relación, la devuelve o la elimina conforme a las secciones 27 y 28.

24.3. Al aceptar estos Términos, la empresa autoriza al Proveedor a usar los proveedores de la sección 20 para prestar el servicio. El Proveedor informará los cambios relevantes de esos proveedores conforme a la sección 35.

25. Uso permitido y uso prohibido

25.1. eTax2 debe usarse solo para fines lícitos y conforme a estos Términos.

25.2. Está prohibido usar eTax2 para:

• Actividades ilegales, fraude, evasión fiscal o blanqueo de capitales.
• Suplantar la identidad de otra persona o empresa.
• Crear, alterar o falsificar documentos de forma ilícita.
• Acceder sin autorización a cuentas, compañías o información de terceros, o usar credenciales ajenas sin autorización.
• Atacar, sondear o intentar vulnerar la seguridad de la plataforma, o eludir sus controles de acceso.
• Distribuir programas maliciosos.
• Interrumpir o sobrecargar el funcionamiento de la plataforma.
• Extraer información de forma masiva por medios automatizados sin autorización.
• Hacer ingeniería inversa, descompilar o copiar el software, salvo en los casos que la ley permita expresamente.
• Revender o dar acceso a la plataforma a terceros como servicio propio sin autorización escrita del Proveedor.

26. Suspensión o cancelación de cuentas

26.1. El Proveedor puede suspender o cancelar una cuenta, o el acceso a una compañía, cuando exista:

• Uso ilegal o fraudulento, o indicios serios de él.
• Ataques o intentos de vulnerar la seguridad de la plataforma.
• Violaciones graves de seguridad originadas en la cuenta.
• Falta de pago de servicios con costo previamente aceptados, después del aviso correspondiente.
• Incumplimiento grave de estos Términos.
• Orden de autoridad competente.

26.2. Salvo urgencia, orden de autoridad o riesgo para la seguridad de otros usuarios, el Proveedor avisará antes al usuario, indicará el motivo y le dará un plazo razonable para corregir la situación o dar sus explicaciones. En los casos urgentes, avisará tan pronto como sea posible después de actuar.

26.3. La suspensión no elimina la información. Mientras dure, la empresa puede solicitar la exportación de su información conforme a la sección 27, salvo que una orden de autoridad lo impida.

27. Cancelación por el usuario y exportación de información

27.1. El usuario puede dejar de usar eTax2 en cualquier momento, sin penalidad, por el mismo medio electrónico por el que se registró:

• Darse de baja de la plataforma desde la pantalla de inicio de sesión, con el enlace «Darme de baja de la plataforma». El usuario indica su correo y recibe un enlace, válido por 60 minutos, para confirmar la baja. Al confirmarla, la cuenta queda inactiva de inmediato y se cierran sus sesiones en todos los equipos. Queda constancia con un folio, que se envía por correo al usuario. La baja no borra la información de las compañías (sección 28). Si el usuario era el único administrador de una compañía, el Proveedor lo notificará para que se designe otro. La cuenta puede reactivarse a solicitud del titular por los canales de la sección 36.
• Solicitar la desactivación de su cuenta o el retiro de su acceso a una compañía, al administrador de esa compañía o al soporte de eTax2.

27.2. El administrador de una compañía puede:

• Generar y descargar en cualquier momento un respaldo de los datos y documentos adjuntos de su compañía, en un formato técnico que permite restaurarla en eTax2, y exportar sus informes a Excel para conservarlos en un formato legible.
• Solicitar el cierre de la compañía.
• Solicitar la eliminación de su información, que se atenderá conforme a la sección 28.

27.3. Los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad sobre datos personales se ejercen conforme a la Política de Privacidad, mediante el formulario de solicitudes.

28. Conservación legal de la información

28.1. La información contable, fiscal, de facturación electrónica, de planilla, de auditoría y las transacciones pueden estar sujetas a obligaciones legales de conservación, tanto de la empresa como del Proveedor.

28.2. Por eso, una solicitud de eliminación no siempre puede atenderse de inmediato. Cuando una norma exija conservar la información, el Proveedor la conservará por el plazo legal, con el acceso restringido, y la eliminará o anonimizará al vencer ese plazo.

28.3. La bitácora de auditoría y las constancias de aceptación de estos Términos se conservan como evidencia aun cuando la cuenta del usuario se elimine.

28.4. Antes de eliminar su información de eTax2, la empresa es responsable de guardar una copia de lo que la ley le exige conservar.

29. Propiedad intelectual

29.1. Propiedad del Proveedor. El software de eTax2, su código fuente y objeto, diseño, interfaces, bases de datos estructurales, catálogos y plantillas propios, manuales, documentación, marcas, nombres comerciales y logotipos, y todo el contenido desarrollado por el Proveedor, son de su propiedad o de sus licenciantes y están protegidos por las leyes de derecho de autor y de propiedad industrial.

29.2. Estos Términos otorgan al usuario un derecho de uso personal, no exclusivo, intransferible y revocable de la plataforma, mientras los cumpla. No le transfieren ningún derecho de propiedad sobre ella.

29.3. No se permite copiar, modificar, distribuir, sublicenciar ni crear obras derivadas de la plataforma sin autorización escrita del Proveedor.

29.4. Si el usuario envía sugerencias o comentarios sobre eTax2, el Proveedor puede usarlos para mejorar la plataforma sin obligación de compensación.

30. La información es de los usuarios

30.1. Cargar información en eTax2 no transfiere su propiedad al Proveedor. La información contable, fiscal, financiera y administrativa, los documentos y los datos que se registran en una compañía pertenecen a la empresa titular de esa compañía o a quien corresponda según la ley.

30.2. El usuario otorga al Proveedor una autorización limitada para almacenar, procesar, respaldar y mostrar esa información solo en la medida necesaria para prestar el servicio.

30.3. El Proveedor puede usar estadísticas de uso agregadas y anónimas, que no identifican a ninguna empresa ni persona, para mejorar y operar la plataforma.

31. Sin garantía de resultados fiscales o contables

31.1. Las herramientas, automatizaciones, cálculos, validaciones e Inteligencia Artificial de eTax2 son mecanismos de asistencia. Dependen de la información y la configuración que proporcionan los usuarios.

31.2. El usuario responsable debe revisar los resultados antes de usarlos en: declaraciones y presentaciones fiscales, estados financieros, pagos, facturas y notas de crédito o débito, reportes oficiales y registros contables definitivos.

31.3. El Proveedor no garantiza que un resultado sea adecuado para un fin específico del usuario ni que una autoridad lo acepte.

32. Limitación de responsabilidad

32.1. El Proveedor responde por el cumplimiento de sus obligaciones conforme a estos Términos y a la ley.

32.2. El Proveedor no es responsable de los daños que se deriven de:

• Información incorrecta, incompleta o falsa registrada por los usuarios o por terceros.
• Errores de los usuarios o configuraciones incorrectas de una compañía (catálogo, impuestos, permisos, credenciales del PAC).
• El uso de resultados, informes o sugerencias de IA sin la revisión profesional correspondiente.
• Fallas o suspensiones de servicios de terceros (PAC, proveedores de Internet, DGI u otros), o de la conexión o los equipos del usuario.
• Accesos indebidos causados por el descuido del usuario con sus credenciales.
• La pérdida de información que el usuario no respaldó conforme a la sección 23.
• Cambios regulatorios que no se hayan incorporado todavía a la plataforma.
• Casos de fuerza mayor o caso fortuito.

32.3. En la medida en que la ley lo permita, el Proveedor no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio ni otros daños indirectos.

32.4. Nada de lo dispuesto en estos Términos excluye ni limita la responsabilidad del Proveedor por dolo o culpa grave, ni los derechos que la ley reconoce al consumidor y que no pueden renunciarse.

33. Cambios regulatorios

33.1. Las disposiciones fiscales, contables, laborales, comerciales y tecnológicas cambian con el tiempo. El Proveedor procurará actualizar eTax2 para adaptarse a las nuevas regulaciones en un plazo razonable, pero puede haber un período en que una función no refleje todavía un cambio reciente.

33.2. Los usuarios profesionales son responsables de mantenerse al día sobre las obligaciones que aplican a sus clientes o empresas y de verificar que la información que presentan cumple la norma vigente.

34. Cambios del servicio

34.1. El Proveedor puede agregar, mejorar o modificar funciones, actualizar interfaces y procesos, y descontinuar funciones cuando sea necesario (por ejemplo, por obsolescencia, seguridad o cambios legales).

34.2. Cuando un cambio elimine una función relevante que el usuario esté usando, o afecte sus derechos u obligaciones, el Proveedor avisará con anticipación razonable y, cuando corresponda, permitirá exportar la información asociada.

35. Modificación de estos Términos

35.1. El Proveedor puede actualizar estos Términos. Cada versión tiene un número y una fecha de entrada en vigencia, y todas las versiones anteriores quedan disponibles para consulta.

35.2. Cuando un cambio afecte materialmente los derechos u obligaciones de los usuarios, eTax2 lo mostrará al ingresar a la plataforma con el aviso «Hemos actualizado nuestros Términos y Condiciones», con un resumen de lo que cambió, y el usuario deberá aceptarlo para seguir usando el servicio. La nueva aceptación queda registrada.

35.3. Los cambios menores (redacción, correcciones que no alteran derechos ni obligaciones) se publican con una nueva versión sin pedir una nueva aceptación.

35.4. Si el usuario no acepta una nueva versión, puede dejar de usar eTax2 y solicitar la exportación de su información, sin penalidad.

36. Reclamos, consultas y soporte

36.1. El usuario puede reportar problemas, presentar reclamos, solicitar asistencia, hacer consultas administrativas o reportar problemas de seguridad por:

• WhatsApp: +507 6876-2898, también disponible con el botón de WhatsApp de la plataforma.
• Chat de soporte dentro de la plataforma.
• Teléfono: +507 399-1470
• Correo electrónico: [email protected]
• Solicitudes sobre datos personales: formulario de derechos

36.2. Los reclamos deben indicar el nombre del usuario, la compañía afectada y una descripción del problema. El Proveedor acusará recibo y dará respuesta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Si el caso requiere más tiempo, se lo informará al usuario dentro de ese plazo, con la razón y la fecha estimada de respuesta.

36.3. Presentar un reclamo ante el Proveedor no impide al usuario acudir a las autoridades competentes, incluidas la Autoridad de Protección al Consumidor y Defensa de la Competencia (ACODECO) y la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), cuando corresponda.

37. Legislación aplicable y jurisdicción

37.1. Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Panamá, entre ellas, en lo que resulten aplicables:

• La Ley 51 de 2008, sobre documentos y firmas electrónicas y comercio electrónico, con sus reformas, y su reglamentación vigente.
• La Ley 81 de 2019, sobre protección de datos personales, y su reglamento.
• La Ley 45 de 2007, sobre protección al consumidor, cuando el usuario tenga la condición de consumidor.
• La Ley 64 de 2012, sobre derecho de autor, y la Ley 35 de 1996, sobre propiedad industrial.
• El Código de Comercio, el Código Civil y el Código Fiscal.
• Las normas que regulan la facturación electrónica y las disposiciones de la DGI.

37.2. Las controversias se resolverán ante los tribunales competentes de la República de Panamá. Esto no limita los derechos del consumidor a acudir ante la ACODECO o ante el juzgado que la ley le asigne.

38. Disposiciones generales

38.1. Si alguna cláusula de estos Términos se declara nula, las demás siguen vigentes.

38.2. Que el Proveedor no exija en algún momento el cumplimiento de una cláusula no significa que renuncie a ella.

38.3. Estos Términos se redactan en idioma español, que prevalece sobre cualquier traducción.

38.4. El usuario no puede ceder su cuenta ni los derechos que le otorgan estos Términos sin autorización del Proveedor.

38.5. Estos Términos, junto con la Política de Privacidad y las condiciones comerciales que se acepten para servicios con costo, constituyen el acuerdo completo entre el usuario y el Proveedor sobre el uso de eTax2.

39. Contacto

Para cualquier asunto relacionado con estos Términos:

• Win Soft Corp., S.A., Plaza Aventura, Oficina #244, República de Panamá
• Teléfono: +507 399-1470
• WhatsApp: +507 6876-2898
• Correo electrónico: [email protected]